Outsourcing sau externalizare

OUTSOURCING

Outsourcing-ul (sau externalizarea) se refera la scenariul conform caruia o companie contracteaza de la o alta companie servicii pe care altfel le-ar fi executat in regim propriu si de catre proprii angajati. Multe dintre companii externalizeaza servicii precum cele de contabilitate, servicii de transport si curierat, servicii IT, servicii de e-mail sau gazduire web etc. Aceste servicii sunt preluate de catre companii terte care sunt specializate fiecare pe cate un anumit domeniu.

In general, externalizarea nu trebuie privita ca o actiune de urgenta la un moment dat, ci mai degraba ca o strategie pe termen lung a companiei. Este mult mai usor sa previi decat sa repari, iar o societate ce ofera servicii de externalizare este concentrata in primul rand pe preventie, din aceasta rezultand eficientizarea si scaderea costurilor.

Avantaje/Dezavantaje

Exista multe motive pentru care companiile externalizeaza servicii diverse, dar cel mai important dintre toate este fara indoiala costul inferior pe care il presupune aceasta solutie. Iata, mai jos, doar cateva dintre celelalte avantaje ale externalizarii:

-          Compania selectata sa se ocupe serviciul externalizat este de cele mai multe ori specializata si calificata si are acces facil la cele mai noi tehnologii in domeniul respectiv, tehnologii care ar fi foarte greu sau chiar imposibil de accesat in regim propriu;

-          Outsourcing-ul, de asemenea, permite companiilor sa se concentreze asupra business-ului propriu, in timp ce alte detalii conexe sunt lasate in grija expertilor din afara companiei. Acest lucru inseamna ca o cantitate mare de resurse si energie cade de pe umerii managerilor din companie si poate fi folosita intr-un scop constructiv in beneficiul dezvoltarii afacerii din domeniul primar de activitate al societatii;

-          De asemenea, externalizarea va elibereaza de problema migrarii personalului propriu, ciclic sau sezonier, sau de problema perioadei concediilor cand unul sau mai multe posturi cheie din organigrama departamentului vor ramane neacoperite. Companiile de outsourcing asigura continuitate prin delegarea mai multor specialisti catre compania dv., acestia completandu-se in orice situatia;

-          Reducerea costurilor cu formarea profesionala a angajatilor proprii este inca unul dintre avantaje; aceasta sarcina cade in grija furnizorului de outsourcing, acesta asigurandu-se ca angajatii sai vor fi cei specializati si la curent cu ultimele tehnologii si legislatii in domeniu. Scade astfel si riscul reprezentat de experimentele propriilor angajati pe resursele companiei;

-          Putem adauga la avantaje si faptul ca veti fi informat in permanenta despre cele mai moderne tehnologii aparute pe piata, tehnologii ce v-ar putea ajuta afacerea sa creasca sau sa castige teren in fata concurentilor;

-          Lista ar putea continua, unele dintre aceste avantaje aplicandu-se in situatii comune sau particulare. Dintre acestea mai putem enumera timpul maxim de raspuns la sesizari, inlocuirea echipamentului defect pe perioada remedierii defectiunii, inchirierea de echipamente (mai ales pentru firmele care isi desfasoara activitatea temporar intr-o anumita locatie), consultanta si asistenta specializata etc..

 

Exista de asemenea si cateva dezavantaje ale externalizarii:

-          Unul dintre acestea este faptul de a nu putea controla unele aspecte ale companiei, externalizarea putand duce la intarzieri de comunicatii intre departamente sau colaboratori;

-          Orice informatie, teoretic, poate fi sensibil mai vulnerabila, insa in practica se obisnuieste a se asigura contractual, de catre ambele parti, confidentialitatea tuturor informatiilor;

-          Timpul de interventie asupra componentei defecte poate fi uneori mai lung in cazul externalizarii, dar remedierea acesteia este de cele mai multe ori mai rapida decat in situatia detinerii unui departament propriu.

Outsoucing-ul IT: „Oare este necesar?”

Unul dintre cele mai populare domenii de externalizare este Tehnologia Informatiei, sau IT.

Este important ca fiecare companie sa isi evalueze corect nevoile pentru a determina daca externalizarea este o solutie viabila. In cazul in care situatia impune externalizarea, este bine ca intotdeauna serviciile deja existente sa fie comparate cu cele din oferta furnizorului de outsourcing. Astfel, acest exercitiu comparativ va furniza date utile ce pot fi folosite in momentul in care se discuta concret pe contractul de outsourcing.

Dupa ce s-a definitivat lista de servicii IT necesare, costurile de externalizare ar trebui evaluate. Din nou, este intelept a se raporta la valoarea acestora de dinainte de externalizare. Care sunt costurile curente? Cum pot aceste costuri sa scada? sau, in cazul in care se doreste dezvoltarea business-ului propriu, Cum s-ar putea obtine o performanta mai mare in conditiile mentinerii costurilor actuale?

In esenta, este bine sa se construiasca o imagine actuala a structurii departamentului sau serviciului IT ce urmeaza a fi externalizat. Odata stabilite aceste informatii, calea spre externalizarea serviciului IT ar trebui sa fie mult mai clara.